Ημερολόγιο & ραντεβού

Ημερολόγιο (/calendar)

Η προβολή εβδομάδας υποστηρίζει μετακίνηση ραντεβού με drag & drop: η νέα ώρα αποθηκεύεται αμέσως, όχι μόνο οπτικά, και ο πελάτης ειδοποιείται αυτόματα για την αλλαγή (δείτε παρακάτω "Ποιος ειδοποιείται για τι").

Κλείνοντας ένα ραντεβού εκτός του καθιερωμένου ωραρίου ενός μέλους προσωπικού, ή σε ώρα που επικαλύπτεται με άλλο ραντεβού του ίδιου μέλους, εμφανίζεται προειδοποίηση αλλά δεν μπλοκάρεται η ενέργεια. Αυτό είναι σκόπιμο: μπορείτε να προχωρήσετε αν πρόκειται για πραγματικό ραντεβού εκτός προγράμματος (π.χ. έκτακτη εξυπηρέτηση) ή για συνειδητό διπλό ραντεβού.

Δημιουργία νέου ραντεβού

Από "Νέο Ραντεβού", αναζητήστε υπάρχοντα πελάτη ή προσθέστε νέο απευθείας μέσα στο παράθυρο. Η επιλογή πελάτη είναι υποχρεωτική· χωρίς αυτήν, η υποβολή μπλοκάρεται με σαφές μήνυμα "Απαιτείται πελάτης".

Αποκλεισμός ώρας

Το switch "Αποκλεισμός" στο ίδιο παράθυρο μετατρέπει το ραντεβού σε ένα μπλοκαρισμένο χρονικό διάστημα χωρίς πελάτη· χρήσιμο για διάλειμμα, προσωπικό ραντεβού, συντήρηση εξοπλισμού ή οποιοδήποτε λόγο θέλετε ένα μέλος προσωπικού να εμφανίζεται μη διαθέσιμο στο ημερολόγιο. Όταν είναι ενεργό, το πεδίο πελάτη κρύβεται και δεν μπορεί να προστεθεί πελάτης σε αυτό το χρονικό διάστημα. Ένα μπλοκαρισμένο διάστημα:

• Δεν στέλνει καμία ειδοποίηση (δεν υπάρχει πελάτης να ειδοποιηθεί).
• Δεν προσμετράται στο μηνιαίο όριο ραντεβού του πλάνου σας.
• Εμφανίζεται στο ημερολόγιο με διαφορετική εμφάνιση από ένα κανονικό ραντεβού, ώστε να ξεχωρίζει με μια ματιά.

Ραντεβού (/appointments)

Λίστα με μαζική επιλογή, εξαγωγή CSV, και ταξινομήσιμη στήλη κατάστασης. Από τη λεπτομέρεια κάθε ραντεβού μπορείτε να το μεταβείτε σε:

• Ολοκληρώθηκε
• Ακύρωση (με διάλογο επιβεβαίωσης: το ραντεβού παραμένει ορατό στο ιστορικό, δεν διαγράφεται)
• Δεν προσήλθε (δεν στέλνεται καμία ειδοποίηση στον πελάτη, λογικό αφού δεν έχει νόημα να ενημερωθεί κάποιος πριν από μια ανθρώπινη επικοινωνία)

Και οι τρεις καταστάσεις είναι τελικές στο περιβάλλον εργασίας (τα κουμπιά ενεργειών εξαφανίζονται μετά), αλλά τα υπόλοιπα στοιχεία του ραντεβού (πελάτης, ώρα, υπηρεσία) παραμένουν επεξεργάσιμα από το εικονίδιο μολυβιού αν χρειαστεί διόρθωση εκ των υστέρων.

Επαναλαμβανόμενα ραντεβού

Στο ίδιο παράθυρο δημιουργίας, ενεργοποιήστε "Επανάληψη" για να κλείσετε μια ολόκληρη σειρά ραντεβού μαζί, αντί να επαναλαμβάνετε τη διαδικασία κάθε φορά· χρήσιμο για φυσικοθεραπεία, διαιτολογικά προγράμματα ή οποιαδήποτε τακτική παρακολούθηση. Επιλέξτε:

• Συχνότητα: κάθε Χ ημέρες, ή κάθε Χ εβδομάδες σε συγκεκριμένες ημέρες (π.χ. κάθε Δευτέρα και Πέμπτη).
• Λήξη: μετά από Ν συνεδρίες, ή μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Πριν την τελική επιβεβαίωση εμφανίζεται μια προεπισκόπηση με όλες τις προτεινόμενες ημερομηνίες. Όποια συνεδρία έχει σύγκρουση (π.χ. το μέλος προσωπικού είναι ήδη κλεισμένο εκείνη την ώρα) επισημαίνεται ξεχωριστά· μπορείτε να την αποκλείσετε από τη σειρά ή να τη διατηρήσετε ούτως ή άλλως. Αν η σειρά θα ξεπερνούσε το μηνιαίο όριο ραντεβού του πλάνου σας σε κάποιον μελλοντικό μήνα, βλέπετε μια προειδοποίηση που δεν μπλοκάρει τη δημιουργία· μπορείτε να προχωρήσετε κανονικά.

Μια συνεδρία σειράς ξεχωρίζει στο ημερολόγιο με ένα μικρό εικονίδιο επανάληψης. Επεξεργασία ή ακύρωση μιας τέτοιας συνεδρίας ρωτά αν η αλλαγή αφορά "μόνο αυτό" το ραντεβού ή "αυτό και τα επόμενα"· η δεύτερη επιλογή εφαρμόζεται σε όλες τις υπόλοιπες συνεδρίες της σειράς από εκείνο το σημείο και μετά.

Επόμενο ραντεβού (Rebook)

Από τη λεπτομέρεια οποιουδήποτε ραντεβού με πελάτη, το κουμπί "Επόμενο ραντεβού" ανοίγει ένα νέο ραντεβού προσυμπληρωμένο με τον ίδιο πελάτη, υπηρεσία, μέλος προσωπικού και διάρκεια· μόνο η ημερομηνία αλλάζει, προτείνοντας αυτόματα την ίδια ημέρα της εβδομάδας και ώρα, μία εβδομάδα αργότερα. Αν εκείνη η ώρα είναι ήδη πιασμένη, προτείνεται αυτόματα η επόμενη διαθέσιμη ώρα. Αν ο πελάτης έχει ήδη ραντεβού από επαναλαμβανόμενη σειρά την ίδια ημέρα, εμφανίζεται μια προειδοποίηση πριν την επιβεβαίωση (δεν μπλοκάρει, απλώς σας ενημερώνει).

Ποιος ειδοποιείται για τι

Συχνές ερωτήσεις